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時間管理怎麼做?靠這5步驟讓你輕鬆提高生產力,解決拖延症!

by Reese
老是覺得時間不夠用嗎?明明覺得一整天都很忙卻又沒完成什麼事嗎?有一堆事情都想做該怎麼辦?如果你有上述這些問題的話,在這篇會用時間管理方法的5個步驟帶你脫離時間貧乏的困境。

老是覺得時間不夠用嗎?明明覺得一整天都很忙事實上卻又沒完成什麼事嗎?有一堆事情想做卻沒時間該怎麼辦?

如果你有上述這些問題的話,在這篇會用5個步驟帶你脫離時間老是不夠用的問題哦。

時間管理

在通往財富自由之路這本書裡,作者寫下:「時間是不受任何人控制的,想要管理時間根本是不可能的,只有管理自己才是可能的,用正確的方式做正確的事情,才是唯一正確的選擇。」

老是覺得時間不夠用嗎?明明覺得一整天都很忙卻又沒完成什麼事嗎?有一堆事情都想做該怎麼辦?透過時間管理的5個步驟,帶你脫離時間貧乏的困境。

時間管理Step 1:每天寫下要做的最重要三~六件事

時間管理第一步,每天寫下要做的最重要三~六件事,按照事情的重要性排序寫下來,每天就從第一件事開始做,就算沒辦法把寫上的每件事情都完成,那也沒關係,因為你已經把最重要的事做完了。

按照事情的重要性排序寫下來,每天就從第一件事開始做,就算沒辦法把寫上的每件事情都完成,那也沒關係,因為你已經把最重要的事做完了。

我們很常陷入「窮忙」,把時間花在緊急但不重要的事情上,透過寫下來也有一個很大的用意在於避免被其他事情插隊哦。

重要的事情通常不緊急,緊急的事情通常不重要。

──艾森豪總統

像我自己是買一個筆記本,每天在上面寫下要做的事情後,做完就把他劃掉,這樣可以更加強我自己去執行的動力。

第一,只是在腦裡想好的話,你有極大的機率會覺得啊算了不做也沒差,或者就這樣把它給忘了,但是當你寫下來,而且必須在完成後劃掉,這時候如果有沒劃掉的部分你自己看了也覺得不好意思,為了把待辦事項劃掉,你會更願意逼自己要把它完成。

第二,對某些「工作狂」或是「完美主義者」,總會對休息、娛樂感到愧疚,好像一整天都要工作才是正確的,或是休息的時候看到別人在努力就覺得羞愧,但是如果你把今天規劃要做的事情做完,也都在筆記本上劃掉了,那你該做的事情都做了,你有什麼理由不能耍廢放鬆或出去玩?

所以這個方法,不論你是執行力不強,還是不懂得適度休息,我覺得都能幫助到你,而且可以讓你聚焦在最重要的事情上面。

在什麼時間寫也有竅門?

有些人習慣一早起來要開始做事情前寫下,那像我自己是習慣前一天晚上就先想好,這個沒有標準答案,選擇你舒服的方式就好。

像我是因為有些事情即便我沒那麼想做,提前讓我自己知道必須做,我願意做的程度就會大大提升,如果你跟我一樣是那種不喜歡當天被告知計畫,或是突然有不在計畫上的事情插進來的人,就可以試試看跟我一樣在前一天晚上寫下。

關於時間管理,新手常犯的錯誤

很多人會從早到晚確切安排幾點到幾點要做什麼,並將行事曆填滿,這是時間管理的致命錯誤!!

像我一開始都會排上一大堆想做的事情,但是想要每件事都按計劃進行那是不可能的,每一件事都有可能比預期還要花上更多時間。

就算我預定早上3小時把文章寫完,實際卻可能要花我4個小時,這時候如果你排太滿,勢必會讓你覺得擠壓到後面的事情,反而會讓你感到受挫,或是覺得很急,想要趕快在排定的時間內做完,反倒變成沒辦法把事情做好。

時間管理Step 2:利用黃金時段做最重要的事情

時間管理第二步,利用黃金時段做最重要的事情,「黃金時段」是指一天當中自己狀況最佳的時段,像我在一早起來到中午前的時候頭腦最清晰,我就會把最重要的事情排在早上。

「黃金時段」是指一天當中自己狀況最佳的時段,像我在一早起來到中午前的時候頭腦最清晰,我就會把最重要的寫作排在早上,通常到下午我專心的程度會越來越差,我就會把比較不重要或例行性的工作排在自己的非黃金時段,像是查找資料、安排上課等等這類比較不需要動腦的工作。

每個人的黃金時段不一樣,有些人就是不習慣一大早就起床,那你也不用強迫自己一定要把最重要的事情排在早上,假如你在晚上的專注程度、精神狀況最好,那你就把工作排在晚上。

如果你不知道自己的黃金時段,那你就都試試看,觀察自己在什麼時候最能夠專心,或是能把最重要的工作最有效率的完成。

時間管理Step 3:一次處理一件事情

時間管理第三步,一次處理一件事情,不要覺得自己很厲害可以一心二用,日常瑣事是無所謂,但是重要的事情就是要專心,你每停下來一次去做其他實情,當你再回來的時候又得再花時間進入狀況,你可能覺得沒花你多久時間,但來來回回耗掉的時間是很可怕的。

不要覺得自己很厲害可以一心二用,日常瑣事是無所謂,但是重要的事情就是要專心,你每停下來一次去做其他事情,當你再回來的時候又得再花時間進入狀況。

微軟曾經做過一項研究發現,當你嘗試一次專注在一件以上的事情,會讓你的生產力下降40%。

比如說我在剛開始寫文章的時候會邊寫邊修圖,單純寫到這個段落的時候很想找一張圖給他,結果就又花一堆時間找我想要的圖,修好後放上來再繼續寫,就很容易斷掉我寫文章的思緒卻不自知,所以我就告訴我自己要嘛就圖一次找好再寫,要嘛就都寫好再找圖。

時間管理Step 4:隔絕干擾

時間管理第四步,常見的干擾就是手機訊息,當一有訊息傳來就會想看,或是一通不重要的電話,就很容易把時間跟思緒被嚴重稀釋掉,甚至有時候明明只是要回一個訊息,結果IG就滑起來了,回過神可能20分鐘就掰了,在我做最重要的事情時,我會把Line的通知關掉,完成後再將重要的訊息回完。

著名的印表機公司,HP,發現人們在工作的時候如果被Email、訊息、電話打斷,你的智商IQ會下降10點!

那你知道當我們工作的時候被打斷,需要花多久時間才能夠回復專注力到原本的工作上嗎?

答案是23分鐘又15秒!!

我們常常上班準備開個檔案或軟體開始工作,過沒多久電話來了,好不容易處理完電話的事情要回來繼續工作,結果一則訊息來了,打開手機回完訊息後,手癢又看了一下IG,接著回來繼續工作後,手機又震動了一下,發現是Mail,又打開來看了一下,殊不知這個一下又不知道過了多久,以上這些事情就這樣每天反覆上演。

上述這個情境,不知道你覺得熟悉嗎?而且一天當中的干擾大約有一半都是來自於「自我干擾」。

所以除了寫下每天要做的事情之外,你也可以寫下不要做的事情,比方說當你在做你最重要的事情時,你不接電話、不看訊息、不滑手機、不點開E-mail,甚至,你根本不該知道你的手機有出現任何訊息,因為只要有訊息,你就會想看內容是什麼。

我自己的方式是,在我做最重要的事情,我會把Line的通知關掉,包含你的電腦,並且把手機朝下放,等到完成之後再把重要的訊息回完。

或是一個更簡單的方法,就是不要把手機放在你看得到的地方,不用擔心會錯過重要的事情,就像上面說的,緊急的事情通常不重要,而重要的事情通常不緊急

時間管理Step 5:提前將每個月重要的事情排好

時間管理的第五步,提前將每個月重要的事排好,如果你不事先將重要的事排好,常常就是變成被不重要的事佔據,可能你不好意思對不重要的事情說不,朋友一找你你就出去了,那如果你事先排好,你就可以跟他說不行,我今天有安排了。

以上班族為例,我想學畫畫,我就把他排在固定禮拜一晚上,或是你想專心經營副業,那你就可以安排下班後的3個小時過你的斜槓生活。

如果你不事先將重要的事排好,常常就會被不重要的事情佔據,可能你不好意思對不重要的事情說不,朋友一找你你就出去了,那如果你事先排好,你就可以跟他說不行,我那天有安排了。

想做好時間管理,先從管理自己開始

回到一開始所說,雖然我們常常說時間管理,但是需要管理的其實是你自己,這當中最重要的就是「專注力」,而提升專注力最有效的方法就是「冥想」。

我知道你看到冥想可能覺得很錯愕,甚至有點反彈,在我接觸冥想之前我也認為這是一件跟我完全不相干的事情。

我是那種沒辦法長時間坐著不動的人,小時候為了中午不要睡覺,我甚至會主動幫老師改考券,因為只要叫我坐在椅子上乖乖睡覺,我就會覺得痛苦到受不了,為了怕我爸媽誤會,老師還特地先跟我媽告知一聲XD。

但是你知道嗎?透過冥想可以增加你的專注力,甚至變得更擅長管理壓力和控制衝動。

你有沒有常常休息耍廢之後,卻沒有真正休息到,甚至越休息越累的感覺?我們的大腦中有一個叫做DMN的區域,中文名稱是預設模式網路。

即便你在發呆放空,它也都持續不斷的在運作,而且這時候它居然還佔了你全腦所消耗能量的60~80%,如果進行有意識的活動,所需要的能量也不過多了5%而已。

而透過冥想,你可以抑制DMN的主要活動,也就是說冥想可以讓你的大腦真正的得到休息。

不需要把冥想想得太複雜,有些人習慣一早起來的時候冥想,那像我是習慣擺在睡前,你可以先找到自己舒服的姿勢,坐在椅子上,或是拿瑜珈墊盤腿坐在地上,或是像我一樣坐在床上也可以,把背挺直後頭正向前方然後閉上眼睛,專注在你的呼吸上,把你的呼吸放慢。

剛開始的時候可以在腦中默唸吸氣、吐氣、吸氣、吐氣,幫助自己集中,習慣之後你就可以試著不再默念,假如心思又飄走的話,就試圖回到集中呼吸的頻率上,或者用默念幫助來自己。

一次並不需要多久的時間,5分鐘、10分鐘就可以了,等時間久了如果對你來說這樣太容易,你可以再考慮把時間拉長,但是一開始建議5分鐘就好了,幾次下來很神奇的你會明顯發現自己的專注力上升,工作效率自然就變好了。

檢視自己如何利用時間

透過上面五個步驟,我們將每天要做的事情按重要性排序寫下,並在意志力最集中的時候處理最重要的事,也避免了外界可能的干擾,但我們都很清楚,事情常常不會照著理智的方向走,總是會容易被突發狀況打擾,總是會突然不想做事情。

根據<賺錢,也賺幸福>,想要改善時間的利用,你得先搞清楚自己目前如何利用時間,作者告訴我們可以透過把時間記錄下來,並用以下幾個問題定期作檢視:

  1. 最浪費時間的三件事情。
  2. 有多少時間被不必要的打擾所浪費?如何減少浪費?
  3. 我所做的緊急而不重要的事情是什麼?如何減少或消除?
  4. 我最有生產力和最沒有生產力的日子有哪些?是一天當中的哪些時段?
  5. 哪些人我該花較多時間?哪些人我該少花點時間?
  6. 哪些事情我該花更多時間?
  7. 哪些事情可以減少或刪除?
  8. 我想做的事情是否太多了?
  9. 何種習慣或傾向導致我浪費時間?
  10. 在完成重要的目標上,我花費了多少時間?

像這樣透過定期每個月的檢視跟修正,可以確保自己維持在通往預期目標的軌道上哦。

最後,我認為也是最重要的一點,就是留時間給重要的人。

留時間給重要的人

我們常常急於把工作做好,而忽略了陪伴你最重要的人,所以我固定每個禮拜排一天去跟我爺爺吃飯。

另外雖然我跟父母住在一起,但每年還是會安排至少一次去外縣市玩,不過比起2~3天的密集相處,每天短短5~10分鐘的聊天更能維繫彼此的感情哦,所以也別忘了著重在日常的關心跟閒聊,記得一定要留時間給你重要的人~

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